文书档案管理制度
一、文书处理
1、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化、制度化。
2、公文必须按照公文写作的规则和要求用A4稿纸和钢笔书写。合理应用文种，格式符合要求，请示应坚持“一文一事”，避免请示报告混杂。
3、发文必须按规定审批程序，经领导签发、统一编号后行文，并做好发文登记。
4、收到外来文件后必须先登记，传阅文件要合理安排，严格管理，做到及时、准确、安全，并要做好催交、传阅工作，以免积压和散失。组织传阅时，应本着先急后缓、先领导后其他、先主办后协办、先办理后阅知的原则进行。
5、凡本校人员外出公务活动中形成、带回的文件，均应交校长办公室收集、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。
二、立卷归档
1、本校在工作活动中形成的各类文件材料(文书、教学、科技、声像、会计)均应及时收集、立卷归档。
2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，按时完成每一年度的立卷归档任务。
3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。
4、立卷归档的基本要求：
(1)卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系。
(2)归档的文件必须符合要求用16开纸，用钢笔书写，正件、原件要齐全。
(3)卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。
(4)文书档案的卷内文件应在每页的右上方编页号，科技档案的卷内文件在每页的右下方编页号。
(5)案卷标题要简单确切，符合“三要素”(作者、内容、文种)要求。
5、归档时间：
(1)每年五月底前必须完成上一年度的文书材料归档任务。
(2)科研项目文件材料必须经鉴定后即立卷归档。
(3)基建项目文件材料必须在竣工验收后即立卷归档。
(4)设备、仪器的随机文件材料必须在设备开箱后即立卷归档。
(5)会计档案中的报表在第二年的五月底前立卷归档，帐册和凭证必须在隔年的上半年立卷归档。
三、档案保密
1、严格执行《保守国家秘密法》和国家工作人员十条保密守则。
(1)不该说的机密，绝对不说。
(2)不该问的机密，绝对不问。
(3)不该看的机密，绝对不看。
(4)不该记录的机密，绝对不记录。
(5)不在非保密本上记录机密。
(6)不在私人通信中涉及机密。
(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。
(8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
2、文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，做好安全保卫工作。
3、严格执行档案查(借)阅制度，档案内容一律不得外传。
4、对内容密级高的档案，要经主管领导批准方可借阅。
5、严格执行文件、档案销毁制度，做好销毁记录。
6、违反保密规定或泄密者，要按《档案法》有关规定予以处罚。
四、档案统计
1、档案统计工作的要求：要有明确的目的性，要具有准确性，要保持连续性，要保证及时性，要注意分析研究。
2、档案统计的内容：库藏统计、清查统计、鉴定统计、移交统计、借阅统计、利用效果统计。
3、档案统计的方法：绝对数的统计、相对数的统计、平均数的统计。
4、考虑本档案室基础与档案工作需要，重点抓好库藏统计、鉴定统计、利用效果统计。
5、档案统计材料均属归档范围，应加强档案收集、整理归档工作。
五、档案借阅
1、档案室是本校党政档案集中统一管理部门，并为学校及各教学部门服务。
2、查(借)阅档案，必须填写《档案查(借)阅登记簿》，借阅时间一律不得超过两周，如有特殊情况可办续借手续，但重要文件必须当天归还。阅后一律退还本室，不得损坏和遗失。
3、严格遵守保密工作条例，档案管理人员和借阅人员均不得泄密，对密级高的档案，要经主管领导批准后方可查(借)阅。
4、借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁勾画、涂抹、添加文字等。
5、凡要摘抄复制时，必须说明理由，经档案管理人员同意后方可进行。
6、档案室要注意收集利用实例，做好档案利用效果登记。
六、档案库房管理
1、档案库房是保管学校档案的机要重地，必须严格执行档案库房技术保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。
2、非档案管理人员未经允许不得进入库房。
3、档案库房内必须配备空调设备、去湿设备和灭火器材，并有专人定期检查其效果。
4、档案库房内不得存放易燃物品，严禁吸烟。
5、库房门窗必须保持坚固，出入库房应随手关门，以确保库房的安全。
6、调阅或出借档案，应严格执行本校制订的档案查(借)阅制度。
7、适时做好档案库房的通风、除湿工作，并经常打扫，保持清洁卫生。
8、对库房的档案，每年进行一次检查核对，并做好记录，发现可疑情况应迅速追查。
七、档案移交
1、严格执行档案材料统一管理的原则，凡在本校工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。
2、各部门在年终时，要按《立卷类目》将文件材料收集齐全向档案室移交。
3、移交文件材料时，必须填写《档案材料移交清单》一式二份，双方各执一份。
4、档案室应积极配合档案馆的接收工作，做好档案的移交。
5、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。
